Cómo aprender a priorizar de una forma sencilla
Autora: Carmen Simé
Hacer una lista de tareas es sencillo, pero donde se comienza a complicar es en hacer todas las tareas o saber cuál debemos hacer primero. De ahí la importancia de aprender a priorizar.
No sé si te ha pasado, pero a mí sí, cuando hacemos una lista de tareas y no sabemos priorizar lo más normal es que comencemos por las cosas más fáciles de hacer y las más complicadas terminan acumulándose y nosotras frustradas, sintiendo que no avanzamos.
Quiero compartir contigo algunos tips y técnicas que yo uso y mis clientes también, que estoy segura te pueden ayudar cuando de aprender a priorizar se trata.
Lo primero que me gustaría que hagas es elegir dónde harás tu lista de tareas, así de sencillo.
Hay cientos de herramientas para crear tu lista de tareas, desde descargar un App en tu celular, puedes usar la herramienta Tasks en Gmail, también Google Keep, o simplemente toma un cuaderno y escribe.
No importa donde tengas tu lista de tareas, lo que realmente importa es que incluya todas tus tareas pendientes.
Una vez tengas tu lista, ya estarás preparada para analizarla y aprender a priorizar.
Lo segundo que harás será analizar tu lista de tareas
Solo hay 4 cosas que puedes hacer con tu lista:
Hazlo: Hacerlo ahora
Posponer: Hacerlo en otro momento
Delegar: Asignar a otra persona para que lo haga
Eliminar: Borrarlo de la lista o colocarlo en otra lista porque no necesita ser hecho ahora
Ahora bien estos dos pasos no son suficientes para aprender a priorizar, vamos a revisar algunos métodos que te van a ayudar.
Métodos para aprender a priorizar
Existen muchos métodos para aprender a priorizar, yo quiero compartirte algunos de los que uso con más frecuencia y que he visto mejores resultados en mis clientes al utilizarlos.
La Matriz de la administración del tiempo de Stephen R. Covey
Si no has leído el libro «Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva», te recomiendo que lo hagas. Este método lo que te dice es que, aunque tengas muchas cosas en tu lista de tareas no todo tiene la misma importancia y urgencia, y nos muestra en qué realmente debemos enfocarnos.
Este método lo recomiendo cuando tienes largas listas de tareas, que te hacen pasar todo el día ocupada, pero no necesariamente productiva.
Estos son los 4 cuadrantes de este método para aprender a priorizar:
Cuadrante I: Urgente e Importante
En este cuadrante entran aquellas cosas que no pueden esperar, que deben hacerse de inmediato, como, por ejemplo: las crisis, los problemas apremiantes, proyectos con fechas de vencimiento, planificación y recreación
Cuadrante II: No Urgente e Importante
Este cuadrante incluye aquellas actividades que, aunque son importantes pueden esperar, un ejemplo de ellas son: actividades de prevención, construir relaciones, reconocer nuevas oportunidades.
Es el cuadrante más importante y al que se debe prestar especial atención porque es muy fácil de procrastinar en este cuadrante y dejar pasar oportunidades importantes. Si no actuamos en este cuadrante, llegará el momento en que estas actividades pasarán al primer cuadrante.
Por lo que nuestra atención no debe centrarse en el cuadrante I porque siempre vamos a estar “apagando fuegos”, es mejor hacer las cosas de forma proactiva.
Cuadrante III: Urgente y No Importante
Este es el cuadrante en el que estás ocupada todo el tiempo y lo peor te hace pensar que estás en el cuadrante I, porque estás atendiendo cosas que son urgentes, pero no te das cuenta que no son importantes.
Te puedes dar cuenta de que no son importantes porque la urgencia de estas cosas está basada en las prioridades y metas de otras personas, actividades como: interrupciones, algunas llamadas, algunas reuniones.
Cuadrante IV: No Urgente y No importante
Este es el cuadrante de las distracciones que te roban mucho tiempo sin estar consciente que estás tirando tu tiempo a la basura.
Actividades como: Trivialidades, Correos inútiles, algunos informes, algunas llamadas telefónicas. Son cosas que al identificarlas en nuestra lista de tareas deberían ser eliminadas de inmediato.
Ahora toma tu lista de tareas y clasifícala según esta matriz y concentra tu atención en las actividades que estén en el cuadrante II, ese cuadrante es el más importante y el que te ayudará a tener mejores resultados.
Método lo primero dentro de las prioridades
Si ya pasaste tu lista de tareas por la matriz y te encuentras que tienes muchas tareas que son importantes y te frustras porque no sabes por donde empezar, tranquila, aquí está lo que puedes hacer.
Si son 10 tareas coloca a cada una un número del 1 al 10 según la importancia que tenga, lo que significa que no puedes repetir los números. Tu trabajo aquí será comparar una tarea con otra para, esto te ayudará a identificar cuál haces primero.
Cuando vamos a priorizar lo que nos detiene muchas veces son aquellas tareas que son incómodas, esas que nadie quiere hacer y la ardilla de la procrastinación hace su parte, lo dejamos para luego, cuando abrimos los ojos ya el ¨monstruo¨ de la fecha límite lo tenemos encima.
Método trágate el sapo temprano
Tragarte el sapo es encontrar esa actividad en la que debes enfocarte porque representa el 80% de tus resultados.
Si has escuchado el Principio de Paretto, este dice que el 80% de los resultados viene del 20% de tu trabajo. Partiendo de este principio, necesitamos identificar esa actividad “sapo” y procurar hacerla en las horas de la mañana que es cuando somos más productivos.
La forma más sencilla para identificar ese 20% de tareas que representan el “sapo” es la siguiente: Primero preguntarte ¿En qué trabajaría si solo pudiera hacer tres cosas hoy? Solo tres, no más. Luego, redúcelas a 2. Y finalmente, a una. Si tuvieras que dejar de trabajar hoy después de hacer una sola tarea ¿Cuál sería?
Al principio encontrarás que es una pregunta difícil de responder, pero cuando comiences a ver los resultados, te volverás una experta identificado tus “sapos” cada día.
Prepara tu agenda para hoy
Las listas de tareas suelen ser abrumadoras, yo recomiendo tener una lista de tareas solo para elegir las actividades que harás cada día, colocarlas en una agenda y priorizar las actividades que están en el cuadrante I y II.
Colocarle plazos de tiempo, horas específicas en las que debes realizarlas. Elige 3 tareas que realizarás cada día y que las mismas no deben ser pospuestas, si aparece un imprevisto, deberás colocarlo en otra hora porque el tiempo de esas 3 actividades debe estar bloqueado.
Nunca olvides que si no preparas tu agenda alguien más te ubicará en la suya y un buen día te sorprenderás gastando tu tiempo en el cuadrante IV sin obtener ningún resultado.
Todos estos métodos se complementan entre sí y con la práctica vas a aprender a priorizar e irás encontrando el que se ajusta a cada situación que estés viviendo.
Déjame en los comentarios si utilizas algún método para priorizar que pueda ayudarnos a todos.
Un abrazo
Carmen Simé
Coach